Administracion Del Tiempo En Una Empresa [Como Lograrlo]

Aunque se cree que aprender a manejar la administracion del tiempo en una empresa es cuestión únicamente del dirigente, es una capacidad que todos deberían tener para lograr el éxito de cualquier organización por muy grande o pequeña que sea.

El tiempo ha resultado ser una de las cosas más preciadas con las que dispone el ser humano y no menos para las empresas, el deseo de que los días fueran más largos es lamentablemente imposible.

Cuando se es dueño o se está a cargo de una empresa la falta de tiempo te hará sentir constantemente abrumado como consecuencia de la gran cantidad de cosas que debes hacer.

Tener la capacidad de administrar el tiempo es una gran virtud de cualquier profesional, tanto de forma individual como grupal, resultando ser una gran competencia de liderazgo.

Pues quien no sepa como liderar no será capaz de dirigir a otros, incluyendo en esto a los emprendedores quienes también tendrán la necesidad de alcanzar objetivos en tiempo determinado, por lo tanto saber organizarse y administrar el tiempo es vital.

Es por ello que se hace más hincapié en que sean los lideres y emprendedores quienes presten más atención a la forma en que administran el tiempo en sus empresas, ya que este es una variable vital para cualquier negocio.

Una mala administración del tiempo en una empresa termina causando un escenario donde un trabajador corre tras otro, sin llega a cumplir a tiempo todas sus tareas.

Y aunque se logre concluir lo ideal no es hacerlo a las carreras, sin previa planificación, lo más recomendable y correcto es lograr una adecuada gestión del tiempo que permita superar los objetivos esperados.

Causa De La Perdida De Tiempo En Una Empresa

Aunque podría hacerte una innumerable lista, aquí te detallo las principales causas de una inadecuada gestión del tiempo:

1. No clasificar las tareas (urgente, importante, secundario)
2. No fijar plazo y acatamientos a las tareas.
3. Abusar de los instrumentos de comunicación y redes sociales (teléfono, mail, internet, entre otros).
4. No planificar las tareas que se deben desarrollar diariamente, al comienzo de la jornada o al final de la anterior.
5. Excesivas interrupciones.
6. Un inadecuado filtro de llamadas.
7. No planificar las horas o días determinados para ciertas funciones o actividades y atenderlas en cualquier momento de la jornada, dejando cualquier otra actividad a medias.
8. No fijar objetivos diarios, semanales, mensuales, trimestrales.
9. No delegar funciones.
10. No considerar importante la efectividad de una adecuada administración del tiempo en una empresa.

¿Cómo  Administrar  El Tiempo Libre En Una Empresa?

Cuando hablo de administrar el tiempo libre no me refiero a más tiempo para trabajar, por el contrario, llegara un momento en que no quieras hacerlo. Cuando hago referencia al tiempo libre, hablo del tiempo que sirve para tomar un descanso, relajarse o hacer algo que le guste.

Y en caso del tiempo libre en una empresa puede ser desde tener 10 minutos para leer una revista o varias horas para tomar algún curso o charlas que además de instruir al personal estén en pro del crecimiento y mejora de la empresa.

Pero como el tiempo libre y el tiempo empleado en trabajo van de la mano, es necesario que este último sea administrado de la mejor manera. Para ello existen métodos de trabajo o formulas efectivas para lograrlo.

Formulas Para Lograr Una Excelente Administracion Del Tiempo En Una Empresa

Una excelente administración se logra con la implementación de acciones estratégicas que formen parte de una mejora continúa dentro de la empresa, poner en práctica estas formulas pueden ser de gran ayuda:

• Priorizar y actualizar a diario las tareas, atribuyéndole plazos oportunos a cada una de ellas (semanal, mensual, anual).
• Evaluar procesos para determinar las fallas de cada departamento y aplicar medidas correspondientes para su mejora.
• Establecer un horario de las tareas a realizar diariamente e indicando el tiempo que lleva realizar cada una de ellas, de esta manera será de gran utilidad para determinar el costo de cada proyecto siendo el caso de que la empresa se dedique a prestar servicios.
• Crear instrucciones o procedimientos que definan el propósito de cada tarea a realizar de manera que mediante la formación o adiestramiento pueda ser realizada por cualquier trabajador preparado para ella.
• Crear una detallada descripción de cada puesto de trabajo, para que cada tarea sea asignada a un solo empleado, esto además de evitara la duplicidad de tareas creara responsabilidad de forma individual.
  Entre otras cosas, lograra definir el nivel de productividad de cada persona y según su perfil asignarlo al puesto de trabajo donde sea de más provecho para alcanzar metas y ajustar desviaciones de forma, transparente, fácil y realista.

Beneficios De Una Buena Administracion Del Tiempo En Una Empresa

• El Logro De Los Objetivos: mantener una adecuada administración del tiempo en una empresa permitirá que las tareas establecidas se cumplan a cabalidad, logrando que la entrega de proyectos sean en tiempo y forma.
• Obtener Un Mayor Rendimiento: determinar la prioridad de cada tarea permite enfocar los esfuerzos en las tareas que demanden más importancia, facilitando su desarrollo.
• Disminuye Los Niveles De Estrés Y Ansiedad: enmarcar la prioridad de las tareas y determinar el tiempo de entrega ayuda al personal mantenerse enfocada en una actividad a la vez.
  Al evitar la saturación y el exceso de carga de trabajo reduce notablemente los niveles de estrés y ansiedad del líder y del resto de los empleados.
• Mejora Los Procesos Internos De La Empresa: una excelente administración del tiempo, personal y recursos en una empresa trae como consecuencia que los procedimientos dentro de ella se efectúen de manera eficiente.
• Mejora El Clima De Trabajo: la administración del tiempo en una empresa reduce los niveles de estrés, mejora la comunicación y las relaciones dentro del equipo de trabajo, lo que hace del espacio de faena un ambiente de trabajo positivo.

Por lo tanto, a nivel organizacional gestionar correctamente el tiempo en una empresa impacta de manera positiva en el desempeño de sus empleados,  ayuda a la empresa a ser más competitiva y aumentar su productividad viéndose reflejado en el nivel de crecimiento de ambos.

Siendo lo más importante para lograr una eficiente administración del tiempo en una empresa es reconocer cuando no se está gestionando adecuadamente el tiempo, identificar qué puntos se pueden mejorar y utilizar todos los recursos necesarios para alcanzar los objetivos trazados.